現場事務所とは、その名の通り工事現場の近くに設置される事務所のことです。
現場事務所は、簡易休憩所のようなものから宿泊できる作りのものまでさまざまな種類があります。
現場の規模や工期などに合わせて使い分けができるため、概要や特徴について知っておきましょう。
本記事では、現場事務所の特徴や仕事内容、主な設備などをご紹介します。
現場事務所の特徴
現場事務所は作業員の休憩や宿泊や、書類作成、打ち合わせなどのために作業現場や周辺に設置される事務所のことをいいます。
現場での作業が始まる数ヶ月〜数週間前に設置し、工事が終了すると撤去します。
プレハブやユニットハウスなどを設置する場合もあれば、近くのアパートやマンションなどを借り上げる場合もあります。
現場事務所は設置義務などがないため、一般住宅の建築などでは設置されない場合もあります。
内部の設備は事務所ごとに異なりますが、事務所、休憩室、資材置き場、材料の加工スペースなども含みます。
宿舎なども現場事務所となり、その場合はさらに設備を整える必要があります。
現場によって環境が異なる
建設業は現場によって環境が大きく異なるため、事務所もそれに合わせて環境が変わります。
工事の契約形態、作業員の人数、用途、地形などにも大きく影響を受けます。
建築基準法などによる届出などは不要ですが、現場の一部として消防署に申請する必要があります。
現場事務所は市街地以外で開設されることが多い
土木現場の場合、市街地以外の僻地などで現場事務所が開設される場合が多いとされています。
僻地の場合、インターネット環境などが整備されていない可能性もあるため、事前の確認が必須です。
現場事務所で行う仕事内容
現場事務所では、主に以下のような仕事を行います。
書類作成
契約書や請求書などの書類を作成します。
また、監督署や諸官庁に提出する書類も必要に応じて作成します。
電話・来客対応
電話やメール、ファックス、来客対応などを行います。
加えて、現場によっては現場で働く従業員のお弁当などの発注作業を行う場合もあります。
会議・打ち合わせ
事務所内で工事に関する会議や打ち合わせなどを行います。
現場事務所の設備
現場事務所の設備は、現場の規模や内容などによって大きく異なります。
ここでは、現場事務所に設置される設備の一例をご紹介します。
事務作業部屋
書類作成や経理作業のための部屋です。
机、パソコン、インターネット回線などを整備し、従業員が問題なくデスクワークを行えるようにします。
他にも、手を洗うために洗面台や水道を外に設置する場合もあります。
打ち合わせ用の部屋
事務作業用の部屋とは別に、会議や打ち合わせ用の部屋を備え付ける場合もあります。
ホワイトボードなどを設置し、スムーズに会議・打ち合わせが進行できるようにします。
休憩室
作業員が休憩するためのスペースです。
工事内容によっては荷物置き場や加工作業のスペースと兼用になる場合もあります。
駐車用スペース
作業車両と運搬車両の駐車スペースのほか、作業員の通勤車両用、来客用のスペースを確保します。
工事作業者と作業員用のスペースは必須で、敷地内に確保できない場合は近くの駐車場や土地を借りる必要があります。
駐車スペースは工事関係者専用であることを表記し、関係者以外の立ち入りを制限しましょう。
更衣室
近年、現場で働く女性が増えているため、更衣室を設置する企業も増えています。
更衣室を男女別に設置することで、働きやすい環境を整えています。
また、シャワー室や男女別トイレなどを設置するケースもあります。
仮眠室
夜間工事を行う場合、仮眠室が設置される場合が多いです。
事務所とは別の棟として設置したり、可動式のトレーラーハウスをレンタルしたりする場合もあります。
また、2階建ての事務所の場合、1階を事務所、2階を休憩室や仮眠室として使うケースも多いです。
宿泊施設
大規模工事など工期が長い場合、仮眠室ではなく宿泊施設が設置される場合もあります。
コンテナハウスやトレーラーハウスなどを設置し、内部にはトイレ、シャワールーム、ベッドなどが置かれています。
エアコンなども設置されているので、長期間の滞在でも快適に過ごすことが可能です。
資材置き場
工事に使用する資材を置く場所も、現場事務所に含まれます。
現場事務所内ではなく、近くの土地などを利用する場合もあります。
雨に濡れてもいい資材であれば屋外に置きますが、濡れてはいけないものは屋根付きの場所を確保します。
発電機や重機などのリース品は、盗難防止のため近くの倉庫を借りるケースもあります。
現場事務所に必要な備品
もし、ある程度の大きさの現場事務所を設置するのであれば、必要となる備品も多くなります。
多少足りない備品があっても、業務に支障が出ないかもしれませんが、
効率的に仕事を進めるためにもあらかじめ現場事務所に必要な備品を確認しておきましょう。
大きな備品はレンタルがおすすめ
大型の備品はリースもしくはレンタルがおすすめです。
頻繁に現場事務所を設置するならばまだしも、必要な機会が少ないのであれば自前で用意する手間も大きいためです。
デスク、椅子
必要な書類を作成する際に使用するデスクと椅子を準備しておきましょう。
誰が使用しても使いやすいように、高さを調整できるものがおすすめです。
長机、パイプ椅子
長机と人数分のパイプ椅子があれば、会議の際には重宝します。
一応、人数分のデスクを持ち運べば、長机の代用が出来ます。
しかし、スムーズに仕事に取り掛かるためにも、会議用の長机とパイプ椅子があった方が良いでしょう。
事務所内のスペースに余裕があれば導入を検討してみてください。
収納用品
また、必要に応じて収納用品も各種揃えておきましょう。
例えば、書類を保管するスチール書庫やスタッフそれぞれのロッカーなどが必要です。
もし、書類を収納する場所が無ければ、作業員や管理者が各自で持ち運んで管理しなければいけません。
これは書類の紛失にもつながり、法律や案件に関わる重要な書類であれば、
紛失したときに大きな問題となってしまいます。
書類でなくとも、財布や携帯、鍵などスタッフ個人の貴重品も紛失すると大変です。
机の上に置いておくのも防犯の観点から避けたほうが良いでしょう。
収納用品だけでも、靴入れや清掃用具入れなど必要な備品は様々なので
あらかじめどういった物が必要なのか考えなければいけません。
シュレッダー
意外なところでは書類を破棄するためのシュレッダーをレンタルしておくのもおすすめです。
提出用書類や工事に関する書類など、現場では様々な書類を目にするかもしれません。
そういった書類を全て保管していると、本当に必要な書類を取り出す際に時間がかかってしまいます。
そのため、不要となった書類は定期的に処分する必要があります。
しかし、何も考えずに燃えるごみとして廃棄するのは危険です。
書類の中には個人情報や社外秘の情報など第三者の手に渡ってはまずい情報が記載されているかもしれません。
そこで、シュレッダーがあればそういった重要情報も外部に漏れる心配がなく、安心して書類を廃棄できるようになります。
現場事務所を設置する際は必要書類を提出しよう
現場事務所を設置する際は、労働基準法や労働安全性製法といった法律に従い、必要な書類を提出しましょう。
提出すべき書類としては「適用事業報告書」「時間外・休日労働における協定届」「就業規則届」の3つになります。
適用事業報告書
建設業に関する事業を始めた際には、適用事業報告書を提出します。
記載する内容としては事業場所や労働者数、工期などの備考となり、工事現場を管轄する監督署に提出します。
また、建設現場では常駐する事務員がいません。
それで、大まかな業務指示をして具体的な作業は現場の作業員に任せているような規模の小さな工事では
適用事業報告書を提出する必要は無いとされています。
しかし、誰もが理解できるような具体的な指標が定められているわけでもありません。
適用事業報告書の提出が必要なのか分からなければ、労働基準監督署に直接相談してみましょう。
時間外・休日労働における協定届
現場に事務所を設置し、常駐する労働者の労働時間が1日8時間、1週間に40時間を超えている場合
適用事業報告書と同じく時間外・休日労働における協定届を提出する必要があります。
こちらの書類は作業現場で時間外もしくは休日労働が発生する前に提出しなければいけません。
予定を確認し、労働時間が長くなりそうな場合は、適用事業報告書と同じタイミングで提出しておきましょう。
また、この書類を提出する際は、労働者の過半数を代表する者との間に労使協定を結んでおく必要があります。
日々の業務で忙しいかもしれませんが、労働者との信頼関係を築く意味でも忘れないようにしましょう。
就業規則
常に10人以上の労働者が使用する事業所は就業規則を作成して、監督署に届ける必要があります。
必ず記載すべき項目としては、以下の事項が挙げられます。
- 始業・終業時間、休憩時間、休日、休暇に関する事項
- 賃金の決定・計算・支払方法、支払いの時期、昇給に関する事項
- 退職に関する事項
また、必要に応じて「従業員の食事、作業用品その他の負担に関する事項」「安全及び衛生に関する事項」
「災害補償及び業務外の疾病に関する事項」なども記載しないといけません。
後のトラブルにならないよう、就業規則の内容の取り決めについて念入りに考えておきましょう。
現場事務所の特徴を知っておこう
現場事務所は、工期が終了すると撤去される期間限定の事務所です。
作業員のための休憩室や仮眠室、更衣室のほか、事務作業や会議を行うための事務作業部屋などが設置されています。
働きやすい環境を整備するため、現場事務所の設備やレイアウトも工夫されていますので
どんな設備が現場事務所に含まれるのか知っておきましょう。
